Resources mailbox yani kaynak mail kutusu şirket içerisinde ortak kullanılan odalar veya eşyalara (projeksiyon cihazı gibi) tanımlanan mail kutularıdır. Firmalarda ortak kullanılan bu kaynakların kullanımlarına yahut yönetilmesine dair birçok durum ile karşılaşılmaktadır. Örneğin ortak kullanılan toplantı odasının uygun saatlerde bir kullanıcı tarafından önceden rezerve edilmesi ile diğer kullanıcıların aynı saatte aynı toplantı odasını rezerve edememelerini sağlar. Böylelikle kullanıcılar ortak kullanım alanlarını uygun zamanlamalar yaparak kullanabilecekler ve ortak kullanım alanlarının da yönetimi ve takibi daha kolay olacaktır. Bunun gibi işlemler yine ortak kullanılan cihazlar ya da eşyalar içinde yapılabilmektedir. Şekilde de görüldüğü üzere “Room mailbox” ve “Equipment mailbox” adında iki başlık yer almaktadır. “Room mailbox” toplantı odaları, konferans odaları gibi fiziksel lokasyonlar için kullanılırken, “Equipment mailbox” projeksiyon cihazı, beyaz tahta, firma araçları gibi ortak kullanılan eşyalar için tasarlanmış mailbox’lardır.

Room mailbox

“Resources” başlığı altından “Room mailbox” seçeneği ile devam edilmesi durumunda şekildeki arayüz kullanıcıyı karşılamaktadır. “new room mailbox” arayüzünde fiziksel lokasyonlara atanacak mailbox’ın oluşturulma işlemi gerçekleştirilir. “Room name” başlığında odaya isim tanımlaması yapılırken, “Email address” bölümünde room mailbox’ın mail adresi yer almaktadır. “Location” bölümünde toplantı odası ya da konferans salonu gibi odaların lokasyon bilgisi girilecektir. Yine aynı arayüzde telefon bilgisi ve bu ortak odanın alabileceği maksimum kullanıcı sayısının belirlenmesi de sağlanır. Gerekli bilgilerin girilmesinden sonra “Save” butonuna basılarak devam edilecektir.

Room mailbox’ın oluşturulmasından sonra “Resources” başığı altından ilgili odaya ait mail kutusuna çift tıklandığı durumda şekildeki arayüz kullanıcıyı karşılamaktadır. Sol bölümde bu mail kutusunda yapılabilecek ayarlara göre alt başlıklar yer almaktadır. Bunlar “general”, “booking delegates”, “booking options”, “contact information”, “email address”, “MailTip” ve “mail delegation” başlıklarıdır.”General” başlığı altında room mailbox oluşturulurken girilen “Room name”, “email address” ve “Capacity” bilgisi yer almaktadır. Onun dışında “Hide from address lists” başlığı altından adres defterinden odaya ait mail adresinin gizlenmesi, “Department” başlığında girilmesi gereken departman bilgisi var ise onun girilmesi, “Company” başlığı altından ise şirket bilgisi verileri girilebilecektir. “Custom attributes” başlığı altından ise girilmesi gereken farklı özelliklerin tanımlaması gerçekleştirilecektir.

“Booking delegates” başlığı altında odaya atılacak olan rezerve işlemlerinin uygunluk durumuna onay ya da red edilme süreçlerine dair işlemler yapılacaktır. “Accept or decline booking requests automatically” seçeneği ile odanın rezerve edilmek istenilen tarihteki ve saatteki uygunluk durumuna göre otomatik olarak kullanıcıya bilgi dönülmesi sağlanacaktır. “Select delegates who can accept or decline booking requests” başlığı altında ise belitli kullanıcıya yetki verilerek onun onay ya da red sürecinden geçtikten sonra odanın rezervasyonu yapılacak ya da reddedilecekti.

“Booking Options” bölümünde odanın rezervasyon zamanlanması ile ilgili spesifik ayarların yapıldığı arayüzdür. “Allow repeating meetings” ile odada düzenlenen toplantıların tekrarlanabilirliğine izin verilir. “Allow scheduling only during working hours” seçeneği ile çalışma saatleri içinde odaya rezervasyon zamanlaması yapılabileceği ve son olarak “Always decline if the end date is beyond this limit” belirlenen limitte sonraki rezerve edilmek istenilmesi durumunda her zaman reddedileceği ile ilgili ayarlar yapılır. 180 günden sonra belirlenen rezerve işlemleri reddedilir. Bu süre “Maximum booking lead time (days)” seçeneğinin altında belirlenir.Kısaca burada yapılan işlem bir toplantının en fazla 180 gün öncesinden rezerve edileceği ile ilgili ayardır. Bu değer değiştirilebilir. 24 saat maksimum duration süresi olarak belirlenmiştir. Böylelikle oda maksimum 24 saat kullanılabilmektedir. “If you want the meeting organizer to receive a reply, enter the text below” bölümüne girilecek metin toplantı talep eden kullanıcıya cevap olarak dönecektir.

“Contact information” bölümüne odaya ait lokasyon, şehir, ülke gibi bilgilerin girilir. Böylelikle odaya ait bu bilgiler istenildiği durumda kullanıcılar tarafından da gözlemlenecektir.

“email address” bölümünde odaya ait SMTP adresleri yer almaktadır. Sonuçta oda da aslında bir mail kutusu olup, mail almaktadır. Sadece buradaki kullanım kullanıcı mail kutusundan biraz daha farklıdır.

Şekildeki arayüzde girilecek olan maksimum 175 karaktere sahip olan metin, bu odaya atılan kullanıcılar tarafından görebilecekleri bir nevi bilgi niteliğindedir. Böylelikle buradaki metne bakarak kullanıcılar mail atıp atmayacaklarına veya buradaki metnin yönlendirdiği bilgiye hareket edeceklerdir.

Şekildeki arayüzde 3 ana başlık bulunmaktadır. “Send As” bölümünde, odanın sahip olduğu SMTP adres üzerinden mail atma yetkisinin verilmesidir. Atılan mailde başkası tarafından mail atıldığına dair bilgi yer almamaktadır. “Send on Behalf” ise yine odanın sahip olduğu SMTP adresi üzerinden mail atılmasıdır. Ancak burada atılan mailde, yetki verilen kullanıcı tarafından bu mailin atıldığına dair bilgi yer almaktadır. “Full access” başlığında ise mail kutusu üzerinde mail kutusunu açıp mail kutusunun sahibi gibi hareket edebilme yetkisidir. Her bir delegasyon sonucu farklı kullanıcılara farklı yetkilendirmeler yaparak mail kutusu üzerinde işlemler yapılmış olunacaktır.