Maıl Alerts ile Maıllerinizi Kaçırmayın

İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.

Outlook Kuralları

Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.

Outlook Kuralları ile Mail Alerts Oluşturmak

Beklenen bir onay süreci için Inbox’a onay maili geldiğinde, ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?

Bu yazıda belirli bir konu başlığına sahip mailler için uyarı penceresi göstererek ilgili mailleri belirli bir klasöre taşıma işlemi yapılacak.

Dilerseniz belirli bir kişiden gelen mailler içinde aynı işlem yapılabilir, senaryolar sonsuz.

Mail Uyarıları (Mail Alerts)

işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.

*Bu kuralda, gelen mailin konu alanında başlıklı teklif onaylanmıştır. yazan mailler için uyarı penceresi göstererek ilgili mailler Onaylanan Teklifler klasörüne taşınacaktır.

İşlem Adımları

Yeni Kural–> Şablonlardan (Birisinden gelen postaları Yeni Öğe Uyarısı Penceresi’nde Göster) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirebilmekteyiz. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde…seçilebilir.

 

İleri butonu tıklanır ve bir sonraki ekranda kişi veya ortak grup seçimi kaldırılır.

1.Adım: Mailin konu alanını yönetmek için konuda belirli sözcükler bulunan seçilir.

2.Adım: Mailin konu alanında içerecek metni yazmak için 2. adımdaki belirli sözcükler tıklanarak açılan pencereye mail konusunda yer alan metinler yazılarak Ekle ve Tamam butonlarına tıklanarak kaydedilir.

 

Uyarı iletisini düzenlemek için belirli bir ileti tıklanarak Alert metni yazılır ve Tamam’a tıklanır.

İleri butonu tıklanır ve bir sonraki ekranda Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster
iletiyi belirtilen klasöre taşı seçili gelmektedir.

1.Adım : İletiyi belirtilen klsöre taşı seçilir.
2.Adım: Taşınacak klasör ya da alt klasör seçilir, yok ise o anda ekranda oluşturulabilir.

 

İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.

1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.

Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.

 

Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.

Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.

Yüksek Önemli İşaretlenmiş Mailleri Kaçırmayın

[vc_row][vc_column][vc_column_text]İş yoğunluğunda gelen mail takibini yapmak zorlaşabilir ve mailler gözden kaçırılabilir. Maillerinizi kaçırmamak için Outlook’ta kural oluşturmayı deneyebilirsiniz.

Günlük iş rutininize ve iş yapış biçiminize göre çeşitli kurallar oluşturarak optimum mailbox kullanımı elde edebilirsiniz. Böylece maillerinizi kategorize ederek iş yoğunluğunu farklı kollara dağıtabilir ve maillere daha hızlı dönüş yapabilirsiniz.

Outlook Kuralları

Outlook’ta yazdığınız kurallar sayesinde önem derecesi yüksek maillere göre, proje kapsamında konu başlığına yada mail kontağına göre, ya da aslında sizin ilgilenmeniz gerekmeyen konulara göre ve daha bir çok senaryo ile maillerinizi ayrıştırılmış vaziyette kullanabilirsiniz.

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alın

Inbox’a önemli bir mail geldiğinde, uyarı sesleri duymak ve ekranda uyarı penceresi görmek iyi olmaz mıydı?

Önem Derecesi Yüksek Maıller için Uyarı Sesleri Alma

Bu yazıda Önemli olarak işaretlenmiş mailler için uyarı sesi çalma ve uyarı penceresi gösterme kuralı oluşturulacak.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalmak

işlemler Dosya Sekmesi–>Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde gerçekleştirilecek.

*Bu kuralda, gelen mail Yüksek Önemli işaretlenmiş ise bu mail için uyarı sesi çalınacak ve uyarı penceresi gösterilecektir.

İşlem Adımları

Yeni Kural–> Şablonlardan (Birinden ileti aldığımda ses çıkar) seçilerek başlanabilir. Zaten İleri butonu ile kural için gerekli tüm kriterleri sürekli olarak ortak bir ekran üzerinden değiştirilmekte. O nedenle şablon seçimi çok önemli değil, dilerseniz Boş bir kuraldan başla başlığı altından Aldığım iletilerde kuralı uygula seçilebilir.

Önemli Maıl Geldiğinde Ses Kaydı Çalma

İleri butonuna tıklanır.

1.Adım: kişi veya ortak grup tarafından gönderilen seçimi kaldırılır.
Önem olarak işaretli seçimi yapılır.

2.Adım: önem kelimesine tıklanarak açılan pencereden Önem derecesi seçilir. İleri butonuna tıklanır.

Önem derecesi

Yeni ekranda 1Adım: ses çal seçimi vardır.

2.Adım: ses çal’a tıklanarak gelen mail için çalması istenen ses seçilir.

istenen sesi seçme

Aynı ekranda pencere kaydırılarak Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster seçilmektedir.

2.Adım: alanından Uyarı İletisi için metin yazılarak bir sonraki ekrana geçilir.

Yeni Öğe Uyarısı penceresinde belirli bir ileti göster

İleri butonu tıklanır ve son ekrana geçilir.

1.Adım: Kurala bir isim verilir.
2.Adım: Bu kuralı Gelen Kutusunda çalıştırarak kurala uyan verileri geçmişe dönük kontrol etmiş olursunuz.

Son Butonu ile kural penceresi kapatılır.

Gelen Kutusunda çalıştırma

Yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Kurallar ve Uyarılar penceresi de Uygula butonuna basılabilir, yeni kurallar oluşturulmayacaksa bu pencere kaydedilerek kapatılmalıdır.

Kurallar ve Uyarılar penceresi

Mail kuralları için linke göz atabilirsiniz.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][mk_image src=”https://peakup.org/wp-content/uploads/2023/12/office_imza_son.gif” image_size=”full”][/vc_column][/vc_row]

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Kendiniz Belirleyin

Olası Durumlar

Outlook’da kendi kurallarınızı yazın ve önemli mailleri kaçırmayın. Mail trafiği ve yoğun iş temposunda bizim için önemli olan mailleri bazen kaçırabiliriz. Bazen mailin gelmesini bekler dururuz ama aslında mail oradadır ve biz fark etmemişizdir. Outlook’da kural yazmayı öğrenmiş Süper Personeller bekledikleri mailleri kaçırmamak için kendi kurallarını kendileri yazıyorlar!

Ayrıca Outlook’da farklı durumlar için belirlediğimiz kurallar ile birçok işlemin otomatik olarak yapılmasını da sağlayabiliriz.

Örnek olarak mailler renklendirilebilir, farklı bir klasöre taşınabilir, geldiği anda silinebilir, bir başkasına yönlendirilebilir…

Outlook’da Kendi Kurallarınızı Yazmaya Başlayın!

Bu makalede belirli bir kişiden gelen mailin renklendirilmesinden (biçimlendirilmesinden) bahsedeceğiz. Mailin kırmızı renkle ve belirli bir yazı fontunda gösterilmesini sağlayalım.
Bu işlem için Görünüm sekmesinden Geçerli Görünüm grubundan Görünüm Ayarları‘na tıklarız. Belirli bir kişiden gelen maili renklendirmek istediğimiz için açılan pencereden Koşullu Biçimlendirmeyi seçeriz.
Excel’den de bildiğiniz gibi belirli kriterleri sağlayan işlemler için koşullu biçimlendirme kullanılır. Excel koşullu biçimlendirmesi ile ilgili makaleyi buradan okuyabilirsiniz.

Yeni gelen mailleri hedef alarak belirginleştirmek için koşullu biçimlendirme sayfasından “Okunmamış İletiler” seçilerek Ekle butonuna tıklarız ve yeni bir kural belirlemeye başlarız. Yeni kurala “kimden” adını verdikten sonra Yazı Tipi… butonuna tıklayarak bu sayfadan renk, yazı tipi, yazı boyutu seçeneklerini kendi isteğimize göre belirleriz. Bu penceredeki işlemi tamamlayıp Koşul butonuna tıklarız. Açılan pencereden Kimden alanına mail alacağımız kişiyi/kişileri seçeriz, Kime alanına ise kendi mail adresimizi yazarız. İşlemleri onayladıktan sonra belirlediğimiz kişiden/kişilerden gelen tüm yeni mailler kişiselleştirilmiş şekilde görünecektir.